L’audit en copropriété: qu’est-ce que c’est ?

Une copropriété est un logement vendu en lots. En d’autres termes, des personnes partagent un immeuble ou un groupement d’immeubles. Chaque propriétaire possède sa propre part ou un logement privatif. Toutefois, les copropriétaires partagent ensemble des parties communes. Ces copropriétés sont assujetties à des audits durant l’année.  Ce dernier est effectué par le Conseil syndical. C’est un audit qui se fait  surtout au niveau des comptes.

Le conseil Syndical

Le conseil syndical rassemble plusieurs copropriétaires qui ont été élus pour suivre la gestion du syndicat de la copropriété. Comme tout groupement, il présente un président élu par les membres. Le syndicat est celui qui gère la copropriété : les paiements, la tenue des comptes, les investissements, etc. Le conseil syndical lui effectue donc le contrôle de cette gestion et réalise donc un audit interne au niveau de la copropriété. Selon le nombre de lots, ce contrôle peut s’effectuer entre une à quatre fois en une année. Le fonctionnement de ce conseil suit les mêmes que pour celui de la copropriété. En effet, en tant qu’agent de contrôle de la gestion, cette fonction doit être appliquée selon le fonctionnement des logements en copropriétés. Toutefois, la répartition de ses droits peut être faite dans des décisions de l’assemblée Générale. Ce conseil est indépendant du syndicat. Il peut selon certaines constatations attaquer le syndicat en tribunal.

Les outils utilisés dans le contrôle

Comme tout autre audit, les documents utiles pour celui des immeubles en copropriété concernent les mouvements sur les comptes. Il s’agit donc de tous les documents comptables : le grand livre, le livre journal, etc. Ces documents permettent de vérifier lesdites actions du syndicat. Le livre journal normalement tenu à jour permet de connaître les opérations journalières. Le grand livre rassemble tous les mouvements décrits dans le livre journal. Il permettra aux auditeurs d’établir un historique des différentes opérations effectuées. Ces documents permettent d’identifier l’existence ou non d’une anomalie dans la gestion des comptes de la copropriété. C’est pourquoi l’existence d’un audit peut résulter d’un contrôle général effectué par le conseil, mais il peut également venir d’une demande d’un des membres de l’Assemblée générale des copropriétaires. Les pièces justificatives pour chacun de ces mouvements sont également importantes pour vérifier leur existence. Chaque opération doit être suivie de justification : factures, reçues, etc. Pour un syndicat de copropriété, les comptes sont assimilés à un compte bancaire séparé. Les mouvements de banque sont des outils à voir pour l’audit.

Le déroulement de l’audit en copropriété

Le principe de l’audit suit la nomenclature des documents. La première vérification effectuée par le conseil est donc réalisée par rapport aux factures d’enregistrement. Ils leur permettent de voir la tenue journalière des comptes. C’est-à-dire qu’à cette étape, ils vérifient la correspondance entre les dates des opérations et l’enregistrement des factures pour confirmer que l’action a bien eu lieu. Le grand livre et le livre journal sont les principaux documents utilisés dans cette première étape du contrôle. La prochaine étape concerne la balance entre crédits et débits. Le total des débits doit être égal à ceux des crédits dans toute gestion comptable de n’importe quelle entreprise. Dans le cas où ils sont différents, le conseil demandera les pièces justificatives de chaque mouvement. Des anomalies ou des erreurs dans la comptabilisation des opérations pourront être identifiées. Ils vérifient si lesdites dépenses ont été bien payées et justifiées à travers des factures du paiement. Les erreurs constatées seront à corriger par le syndicat.