Que faire des documents administratifs ?
Les documents de toutes sortes s’amassent tout au long de notre vie. Depuis les bulletins de notes de l’enseignement primaire, en passant par les cahiers de souvenirs de l’adolescence, les innombrables albums photos jusqu’aux différents diplômes. Plus tard, des documents dits administratifs passent entre nos mains. Factures, contrats divers (assurance, travail, maladie), déclaration d’impôts, quittance de paiement doivent être conservés pendant un certain temps. De même, les documents à caractère administratif concernant la famille et les biens acquis durant notre existence méritent une attention particulière, d’où la nécessité de chercher un endroit approprié pour garder les documents. Selon le type de documents, la durée de conservation varie. Il faut le savoir pour éviter les mauvaises surprises d’une administration devenue plus exigeante.
Combien de temps faut-il garder ses documents administratifs ?
Le plus court délai de conservation concerne les factures de téléphone et internet, les certificats de ramonage, les papiers sur les impôts locaux pour 1 an. Les chèques à encaisser sont valides pendant une année et 8 jours. Viennent ensuite les PV de contravention et de contrôle technique de votre véhicule pour une durée de 2 ans. Il en est de même pour les contrats de prêt bancaires et d’assurance, les récapitulatifs de remboursement de soins médicaux. Par ailleurs, il faut garder pour une durée de 3 ans, les déductions fiscales, les déclarations d’impôt sur le revenu, les quittances de loyer, les avis de versement d’allocations familiales. Dans la tranche de 4 à 5 ans se trouvent les déclarations de revenus, les avis de paiement de taxes foncières, les documents relatifs aux allocations de chômage, aux indemnités de licenciement ainsi que les relevés de compte bancaire et talons de chèque. Quant aux correspondances avec le syndic et les PV d’assemblée générale dans la copropriété ainsi que les documents d’assurance-vie, vous avez intérêt à les garder pour une décennie. Enfin des documents comme l’état-civil, les contrats de travail, les cotisations de retraite et tout ce qui concerne votre carrière professionnelle sont conservés à vie.
Louer un box pour stocker ses documents administratifs
Pour le stockage des documents administratifs dans des conditions optimales, rien ne vaut un endroit conçu à cet effet. Si vous résidez à Toulouse (31) ou dans ses environs, Planetebox répond à votre attente via la location de box de stockage. Le type de stockage offert pour l’archivage de documents dépend en grande partie de la taille du box choisie. Vous pouvez disposer jusqu’à 200 m² avec un minimum d’1 m². Par ailleurs, la sécurité du site est extrêmement fiable. Chaque box en location bénéficie d’une protection maximale, à savoir une alarme individuelle accompagnée d’un accès illimité. Le site est, par ailleurs, doté d’un solide système de vidéo et de télésurveillance. Grâce à une détection rapide et efficace, tout risque d’incendie est vite écarté. Le confort des utilisateurs a été pensé jusqu’au moindre détail. Un grand parking sécurisé est mis à la disposition des véhicules. Des chariots, diables et transpalettes permettent de mieux transporter vos documents. Des cartons de déménagement avec du matériel de conditionnement sont en vente sur place. Sur le site, vous aurez droit à des tarifs intéressants. Aucun impôt ni taxe ne sera prélevé pendant la durée de location. Et pour couronner le tout, la location de box est proposée à un prix défiant toute concurrence.